Assistant administratif et de coordination (H/F)

Reconnu pour la qualité de ses travaux et son expertise, l’Institut de l’Élevage (idele.fr) est un institut qualifié par le ministère de l’Agriculture. Il apporte des solutions techniques et organisationnelles aux éleveurs d’herbivores ainsi qu’à leurs partenaires. Avec plus de 300 collaborateurs, l’Institut de l’Élevage se situe au carrefour de la recherche, du développement, du conseil et de la formation. Dans le cadre de son organisation, l’Institut recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et de coordination, dont les missions s’inscrivent dans un environnement diversifié et multi acteurs. Le poste s’articule autour de trois domaines d’activité complémentaires : • Appui aux activités de la Direction et aux instances de l’Institut : 40 % • Contribution aux activités du collectif des assistantes de l’Institut : 20 % • Assistanat administratif et de coordination auprès d’une structure partenaire : 40 % Vos missions 1. Appui aux activités de la Direction et aux instances de l’Institut – 40 % Vous contribuez au bon fonctionnement administratif et organisationnel des activités liées aux instances et à la Direction, notamment : • préparation et suivi administratif des réunions des instances (Conseil d'administration, Assemblée générale, commissions...) ; • suivi des mandats et des adhésions ; • préparation, mise en forme et suivi des documents et comptes rendus ; • gestion et coordination des agendas et des réunions ; • organisation logistique de réunions, événements et déplacements ; • mise en forme et relecture de courriers et documents ; • coordination avec les différents services de l'Institut et les interlocuteurs externes concernés ; • suivi administratif des relations avec certaines instances et organisations partenaires. 2. Contribution au collectif des assistantes de l’Institut – 20 % Vous participez aux activités communes du groupe des assistantes, en fonction des besoins et des projets de l’Institut. Ces contributions peuvent notamment porter sur : • l'organisation logistique d'événements et de réunions ; • la mise en forme et la préparation de documents ; • des actions de communication interne ; • la coordination ou l'appui à des projets transversaux. Cette activité contribue à la mutualisation des pratiques et au bon fonctionnement du collectif des assistantes. 3. Assistanat administratif et de coordination auprès d’une structure partenaire – 40 % Dans le cadre d'une mise à disposition auprès d'une structure technique partenaire, vous assurez des missions d'assistanat administratif et de coordination, notamment : • appui au suivi administratif et financier des activités ; • préparation de documents administratifs et comptables ; • contribution à la préparation des comptes rendus d'activité ; • suivi administratif de dossiers et de projets ; • organisation et préparation des instances et réunions ; • appui à l'organisation d'événements scientifiques et professionnels ; • coordination avec les différents interlocuteurs concernés. Les missions pourront évoluer en fonction des besoins de la structure partenaire, de l'activité et du profil de la personne recrutée. Ce que nous vous proposons Ce poste offre une diversité de missions et d'interlocuteurs, à la croisée de l'assistanat, de la coordination administrative et de l'appui à des activités institutionnelles et techniques. Vous rejoindrez un environnement de travail collaboratif, au sein d'une organisation où les fonctions support contribuent directement au bon fonctionnement des activités et des équipes. Vous disposez d'une expérience significative dans les métiers de l'assistanat administratif, de la coordination ou de la gestion de dossiers. Vous appréciez les environnements diversifiés et êtes à l'aise dans les situations impliquant de nombreux interlocuteurs. Vous disposez notamment des qualités suivantes : • sens de l'organisation et capacité à prioriser plusieurs activités et échéances ; • rigueur et fiabilité dans le suivi administratif des dossiers ; • autonomie et capacité d'anticipation ; • aisance relationnelle et goût du travail en équipe ; • capacité à travailler avec des interlocuteurs variés, internes comme externes ; • discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées, notamment dans le cadre des activités liées aux instances et aux dossiers administratifs et financiers. • la maîtrise des outils bureautiques et des outils collaboratifs (notamment Teams, SharePoint et les outils de visioconférence) est requise. • une connaissance de l'environnement des instituts techniques, de la recherche-développement ou du secteur agricole constitue un atout. • la maîtrise professionnelle de l'anglais serait appréciée.