Assistant.e de formation

Pour accompagner le bon fonctionnement de notre agence, nous recherchons un·e collaborateur·trice polyvalent·e, à la fois administratif·ve, commercial·e et pédagogique. Premier·ère point de contact des stagiaires, des candidat·e·s et des entreprises, il·elle assure l’accueil physique et téléphonique, la gestion du courrier et des boîtes mail, ainsi que le suivi rigoureux des dossiers de formation (formation continue, alternance et SFER). Il·elle maîtrise les outils de gestion de la formation professionnelle et contribue à la préparation logistique des sessions (émargements, convocations, attestations, planification des salles). Le poste implique aussi le traitement des candidatures, la réalisation de devis selon la grille tarifaire, l’animation de notre présence sur LinkedIn, l’organisation d’événements de recrutement, ainsi que le suivi administratif de la certification Qualiopi et la coordination des sessions d’examen. Nous recherchons une personne dynamique, qui sait travailler en équipe et en collaboration avec ses collègues, à l’aise avec les outils bureautiques et Microsoft Teams 365, et qui fait preuve d’autonomie et de rigueur dans la gestion de ses priorités. Une première expérience dans le secteur de la formation professionnelle serait un atout apprécié. Avantages : • Tickets restaurants • Chèques cadeaux Mission Générale Assurer un rôle polyvalent de gestion administrative, commerciale et pédagogique au sein de l'agence. Elle est le premier point de contact des usagers et garantit le suivi opérationnel des formations 1. Accueil et Gestion Administrative · Accueil : Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'agence · Gestion des flux : Traitement de la boîte mail générique (Amiens) et gestion du courrier entrant/sortant · Logistique : Commander et gérer les fournitures administratives et pédagogiques en veillant au respect des coûts budgétaires · Affichage : Assurer la mise à jour de l’affichage obligatoire et informatif 2. Gestion du Parcours Stagiaire et Formation · Administration des dossiers : Constitution et suivi rigoureux des dossiers des stagiaires (SFER, Alternance et formation continue) · Outils de gestion : Maîtrise et mise à jour des plateformes spécifiques : Edgar, Defi, Kairos, Ceres , Ofeli · Plateforme "Afec et moi" : Création des comptes stagiaires et gestion des sessions, passage des commandes et réalisation des enquêtes de satisfaction (y compris téléphoniques) Logistique pédagogique : · Préparation des documents nécessaires (émargements, attestations, convocations) · Planification de l’occupation des salles · Gestion du suivi de la maintenance (plateau technique, commande….) 3. Développement Commercial et Recrutement Candidats · Gestion des Leads : Traitement des candidatures issues de Hub emploi et Indeed · Relation Candidats : Rappel des candidats et renfort lors des sessions d'Information Collective (Alternance et continue) · Devis : Réalisation des devis pour les candidats et les entreprises selon la grille tarifaire en vigueur · Communication : Animation et communication sur le réseau LinkedIn · Organisation des Jobs dating pour le SFER et porte ouverte 4. Qualité, Examens et Suivi Régional · Qualiopi : Suivi administratif des dossiers pour répondre aux exigences de la certification Qualiopi · Sessions d'examen : Coordination avec les jurys et gestion du déroulé opérationnel des sessions d’examen · Reporting : Mise à jour des tableaux de suivi régionaux Nous recherchons une personne dynamique, organisée et rigoureuse, capable de prendre des initiatives tout en travaillant en étroite collaboration avec l’équipe. Une aisance relationnelle est indispensable, qu’il s’agisse d’accueillir des stagiaires, de rappeler des candidat·e·s ou de dialoguer avec des entreprises partenaires. Le ou la candidat·e devra être à l’aise avec l’outil informatique et les logiciels bureautiques, et maîtriser Microsoft Teams 365 ainsi que les espaces partagés. La capacité à apprendre rapidement de nouvelles plateformes de gestion de la formation sera appréciée. Une expérience préalable dans le milieu de la formation professionnelle, idéalement dans la gestion administrative de dossiers stagiaires ou la coordination de sessions, constituerait un atout certain. Enfin, la discrétion, le sens de l’organisation et la capacité à gérer plusieurs priorités simultanément sont attendus au quotidien.