Exploitant(e) Transport – Sûreté & Flux sensibles H/F

Créé en 2021 et rassemblant une équipe d'anciens cadres des armées reconvertis avec succès, [Pépite.] est un cabinet de recrutement spécialisé sur les profils d'anciens militaires. Nous travaillons au profit d'entreprises évoluant dans des secteurs variés (ex. grande distribution, services, logistique, facility management, etc.) et souhaitant recruter par notre intermédiaire des talents issus des armées (tant des profils en reconversion que déjà reconvertis après leur engagement au sein de l'institution). Dans le cadre du développement de son activité, nous recherchons un(e) Exploitant(e) Transport – Sûreté & Flux sensibles afin de superviser et coordonner les opérations de transport, tout en garantissant la sécurité et la conformité des flux de marchandises sensibles. Rattaché(e) à la direction et en collaboration avec le responsable d'exploitation, vous occuperez un poste polyvalent associant exploitation transport, gestion des procédures de sûreté, suivi administratif et relation client. Vous serez notamment chargé(e) de planifier les transports, d'organiser le travail des chauffeurs, de contrôler le bon déroulement des tournées et de veiller au respect des exigences réglementaires et contractuelles. Vous interviendrez sur plusieurs types de flux nécessitant une organisation spécifique et une vigilance particulière : • Transport de matières dangereuses, notamment ADR classe 7. • Transport de produits de santé et marchandises sensibles. • Transport sous température dirigée et respect de la chaîne du froid. • Transport de marchandises de haute valeur nécessitant des procédures de sûreté renforcées, notamment selon les référentiels TAPA. Vous serez également un interlocuteur privilégié des clients et des partenaires, avec une participation active au développement commercial des prestations de sûreté. Ce poste nécessite une excellente capacité d'organisation, une grande rigueur administrative et une aptitude à gérer les priorités et les situations imprévues. RESPONSABILITÉS / MISSIONS PRINCIPALES : 1. GESTION DE L'EXPLOITATION ET PLANIFICATION DES TRANSPORTS (ENVIRON 45 % DU POSTE) Vous assurerez le bon fonctionnement quotidien de l'activité transport et veillerez à l'optimisation des opérations. Gestion des demandes et organisation des transports : • Assurer l'accueil téléphonique et traiter les demandes de transport des clients. • Recueillir les informations nécessaires à chaque prestation : nature des marchandises, contraintes de livraison, délais et conditions particulières. • Étudier la faisabilité technique et opérationnelle des transports demandés. • Prendre en compte les contraintes liées aux produits dangereux, aux marchandises sensibles et aux transports sous température dirigée. • Calculer les tarifs applicables en fonction des prestations demandées. • Préparer les propositions commerciales et assurer leur transmission aux clients. • Effectuer les relances commerciales et suivre les offres jusqu'à leur validation. • Rassembler les documents nécessaires à la réalisation des transports. • Enregistrer et valider les commandes dans les outils de gestion. Planification et coordination des chauffeurs : • Organiser le planning hebdomadaire des transports en fonction des commandes reçues. • Répartir les missions entre les chauffeurs selon leurs disponibilités, leur localisation, leurs compétences et les contraintes opérationnelles. • Contacter quotidiennement les chauffeurs en début de journée afin de faire le point sur leur situation, leur position géographique et les éventuels événements rencontrés. • Anticiper les absences, retards et difficultés susceptibles de perturber les tournées. • Communiquer les plannings aux chauffeurs et assurer les ajustements nécessaires. • Optimiser les itinéraires et les circuits de livraison afin d'améliorer l'organisation des tournées. • Analyser les temps de conduite, les pauses, les escales et les éventuels déroutements. • Assurer le suivi des opérations en cours et intervenir en cas d'imprévu. Gestion des contrats et prestations spécifiques : • Réceptionner et analyser les plannings des contrats clients. • Vérifier la faisabilité des tournées et organiser les moyens nécessaires. • Ajuster les plannings avec les clients en fonction de leurs contraintes. • Contacter les destinataires en amont des livraisons, notamment dans le cadre des prises de rendez-vous à J-48 heures. • Planifier les tournées des chauffeurs et assurer leur suivi. • Appliquer les procédures propres aux différents contrats et prestations spécifiques. • Répartir les courses et obtenir les confirmations des chauffeurs avant leur réalisation. 2. GESTION DE LA SÛRETÉ ET DES FLUX SENSIBLES (ENVIRON 30 % DU POSTE) Vous serez chargé(e) de veiller à la sécurité des marchandises transportées et à l'application des procédures de sûreté définies pour les flux sensibles. Application des procédures de sûreté : • Faire appliquer quotidiennement les procédures de sécurité lors de la prise en charge, du transit et de la livraison des marchandises. • Veiller au respect des référentiels TAPA FSR et TSR. • Contrôler les accès aux sites et aux véhicules. • Assurer le suivi des habilitations du personnel intervenant sur les flux sensibles. • Garantir la traçabilité des marchandises grâce aux outils de géolocalisation et aux systèmes de suivi. • Vérifier le respect des points d'arrêt autorisés et des procédures d'enregistrement. • Faire évoluer les procédures internes en fonction des exigences des clients et des évolutions réglementaires. Gestion des incidents et prévention des risques : • Surveiller le bon déroulement des opérations de transport. • Identifier les anomalies telles que les retards inhabituels, les changements d'itinéraires ou les déroutements non prévus. • Traiter les alertes de sûreté et les éventuelles tentatives d'intrusion. • Réagir rapidement en cas d'incident et informer la direction. • Assurer la remontée des informations et la traçabilité des événements. • Participer à la mise en place de mesures correctives et préventives. • Sensibiliser les chauffeurs aux risques liés aux transports sensibles et leur rappeler les consignes de sécurité. Suivi réglementaire et conformité des flux sensibles : • Organiser les transports de matières dangereuses conformément aux exigences réglementaires applicables, notamment pour les produits relevant de l'ADR classe 7. • Veiller au respect des exigences liées au transport de produits de santé. • Contrôler les conditions de transport sous température dirigée et le respect de la chaîne du froid. • Vérifier la conformité des véhicules et des équipements : dispositifs de sécurisation, groupes frigorifiques et enregistreurs de température. • Assurer le suivi documentaire des opérations en lien avec le service qualité. • Participer à la préparation et au déroulement des audits TAPA et des audits clients. • Veiller à la mise à jour des procédures et des documents de référence. Relation client et développement de l'activité : • Être l'interlocuteur privilégié des clients concernant les prestations de transport sensible et les exigences de sûreté. • Répondre aux demandes spécifiques et assurer le suivi des prestations. • Participer à la préparation des réponses aux appels d'offres sur les aspects liés à la sûreté. • Identifier les besoins complémentaires des clients et contribuer au développement des prestations. • Participer à la prospection et au développement commercial en collaboration avec la direction. 3. GESTION ADMINISTRATIVE ET FACTURATION (ENVIRON 25 % DU POSTE) Vous assurerez le suivi administratif de l'activité transport et veillerez à la fiabilité des informations nécessaires à la facturation et au contrôle des prestations. Suivi administratif et contrôle de l'activité : • Contrôler régulièrement la géolocalisation des véhicules. • Récupérer et vérifier les feuilles d'heures des chauffeurs. • Contrôler les horaires déclarés, les kilométrages et le nombre de points de livraison réalisés. • Analyser les temps de conduite, les pauses, les escales et les éventuels déroutements. • Identifier les écarts entre les opérations prévues et celles effectivement réalisées. • Enregistrer les courses effectuées pour les différents clients. • Vérifier la cohérence des données entre les logiciels de gestion et les prestations réalisées. • Assurer le classement et le suivi des documents administratifs. Facturation et contrôle des prestations : • Préparer la facturation des courses réalisées. • Contrôler quotidiennement les éléments de facturation : prestations, chargements et kilométrages. • Vérifier la conformité entre les commandes clients, les prestations planifiées et les opérations réellement effectuées. • Appliquer les conditions tarifaires prévues dans les contrats. • Enregistrer les éléments de facturation dans le logiciel de gestion. • Effectuer les contrôles journaliers avec le responsable d'exploitation. • Veiller à la fiabilité des données afin de limiter les erreurs de facturation et les éventuels litiges. Relation administrative avec les clients et sous-traitants : • Répondre aux demandes administratives des clients. • Recueillir et transmettre les documents nécessaires à la constitution des dossiers. • Vérifier les justificatifs réglementaires des sous-traitants : extraits Kbis, attestations URSSAF, licences de transport et assurances. • Assurer les échanges avec les partenaires afin de compléter les dossiers administratifs demandés par les clients. Animation et suivi de l'équipe : • Participer à l'organisation des réunions et à la préparation des ordres du jour et comptes rendus. • Veiller au respect des exigences clients et des procédures internes. • Assurer le suivi des congés et des récupérations des chauffeurs. • Contrôler les heures déclarées et participer à la préparation des éléments de paie. • Contribuer à la préparation et au suivi des systèmes de primes en collaboration avec la direction. • Participer à l'élaboration et à l'actualisation…