Secrétaire médicale (H/F) - CDD 100 %

Les établissements Sainte-Marie Aveyron emploient 900 salariés et œuvrent dans deux secteurs d'activités : - Le sanitaire avec un Centre Hospitalier qui assure le service public de psychiatrie générale adulte pour quatre des cinq secteurs psychiatriques du département (Rodez, Espalion, Villefranche-de-Rouergue et Decazeville) ainsi que les soins psychiatriques sans consentement pour tout le département de l Aveyron. Le centre hospitalier Sainte-Marie compte sept hôpitaux de jour, huit centres médico-psychologiques (CMP) et six centres d'accueil thérapeutiques à temps partiel (CATTP) répartis sur l ensemble du département ainsi que trois équipes mobiles (psychiatrie précarité, réhabilitation et géronto-psychiatrie). - Le médico-social avec deux Établissements d'hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD), une Maison d accueil spécialisée (MAS), un Établissement et service d aide par le travail (ESAT), un Centre de soins, d accompagnement et de prévention en addictologie (CSAPA), un Service d'accompagnement médico-social pour adultes handicapés (SAMSAH) Handicap psychique co-géré avec la Fondation Optéo, et une Maison des adolescents de l Aveyron co-gérée avec les centres hospitaliers de Rodez et Millau, et les associations Addictions France et Village 12. Les établissements Sainte-Marie Aveyron font partie de l Association hospitalière Sainte-Marie, association à but non lucratif créée en 1974 dont le siège social se trouve à Chamalières. Acteur de l innovation sociale, le groupe réunit près de 50 établissements répartis sur six territoires : Alpes-Maritimes, Ardèche - Drôme, Aveyron, Haute-Loire, Puy-de-Dôme - Allier, Rhône. Il emploie quelque 5 600 professionnels dans le champ du sanitaire, du médico-social et du social, et soigne plus de 50 200 personnes malades, en situation de handicap ou dépendantes. Avantages : • RTT • Mutuelle Description du poste : Sous l’autorité du médecin chef de service, vous travaillerez en binôme et pour missions principales de gérer les dossiers des patients et leur archivage, d’assurer le secrétariat du service médical, d’accueillir les patients, leur familles et tout visiteur. Description des missions et enjeux de l’unité : L’Unité d’accueil, de diagnostic et d’orientation (UADO)- Centre de crise a été créée en septembre 1994. C’est une unité de crise du centre hospitalier Sainte-Marie de Rodez, située au rez-de-chaussée du bâtiment Sainte-Philomène. L'UADO - Centre de crise assure 24h/24, par une présence médicale (psychiatre) et infirmière permanente, l’accueil, la prise en charge et l'orientation des personnes se présentant pour une problématique psychologique et/ou psychiatrique. L'UADO- Centre de crise est considérée comme l'unité pivot du centre hospitalier Sainte-Marie Rodez. Elle est en « première ligne » des différentes prises en soins avec les partenaires extérieurs (Samu, médecins généralistes, centre hospitalier général Jacques Puel de Rodez, structures médico-sociales, centres médico-éducatifs, maison d'arrêt, et secteur 5 de Millau en ce qui concerne les soins sans consentement). De la même manière, elle se situe à l'interface de l'ensemble des structures intra et extra-hospitalières pour assurer la permanence des soins et la continuité de la prise en charge. Cette unité accueille et prend en charge des patients à partir de 16 ans et de leur famille, par une équipe spécialisée, 24h/24h (consultation infirmière + consultation médicale). Une évaluation psychiatrique est effectuée pour tout patient se présentant sur l’unité. Cette évaluation doit permettre: - De porter un premier diagnostic spécialisé - D’adapter une thérapeutique - D’organiser la prise en charge immédiate (parfois post-immédiate) du patient (hospitalisation, orientation, suivi ambulatoire...) - De consulter en vue d’apaiser un état de crise ou d’agitation ou d’angoisse - De compléter la prise en charge du psychiatre par le soutien du médecin somaticien (si hospitalisation)-De rechercher une alliance thérapeutique avec le patient et sa famille. Ceci reste l'objectif principal de l'entretien médical d'urgence ; le contact téléphonique avec le médecin traitant ou prescripteur peut également être d'une aide précieuse dans la prise de décision · Prévention du risque suicidaire à travers l’évaluation et la participation au dispositif Vigilans. · Orientation du patient vers un parcours de soins personnalisé. · Régulation téléphonique pour un conseil, qu'il soit d'ordre médico-légal, d’aide à la décision dans l'organisation des soins par exemple, ou médical (conseil thérapeutique) à l'ensemble du réseau. Lien étroit avec la régulation Samu (15) pour conseiller, coordonner les interventions d'urgences psychiatriques, relayer des appels. Information et conseil auprès des médecins d'exercice libéraux, des structures sanitaires, des structures médico-sociales, des patients et des familles confrontées à une problématique psychiatrique. · Écoute téléphonique 24h/24h (SOS déprime ou ligne UADO) pour répondre aux appels de détresse psychologique et ainsi proposer une écoute professionnelle. · Intervention de l’équipe infirmière de l’UADO (à la demande) dans les unités d’urgences, de réanimation et unité d’hospitalisation de courte durée du centre hospitalier général Jacques Puel de Rodez (convention dans le cadre de la psychiatrie de liaison). VOTRE MISSION 1 / Fonction Administrative · Réceptionne, traite et oriente les appels et les messages téléphoniques en fonction de la demande · Assure la gestion des RV sur les agendas des professionnels (Médecins, Assistant social, Psychologue) · Assure la gestion et la diffusion du courrier · Prépare et assure par délégation du médecin, la tenue des dossiers des patients · Assure le traitement des courriers, des documents et des comptes rendus médicaux · Saisie de l'activité médicale · Suivi , enregistrement dans le DPI des documents et certificats de soins sans consentement, de leurs pièces justificatives et leur transmission au Bureau des entrées avec mise à jour de l’échéancier. · Réception et la planification des demandes d’expertises psychiatriques. 2 / Fonction Gestion / Organisation · Gère les fournitures du secrétariat et les matériels de bureau (commande, réception et stockage) et s’assure du bon fonctionnement des matériels · Procède à l’archivage des dossiers des patients selon les règles définies au sein de l’établissement · Travail de collaboration avec sa collègue secrétaire (passages de consignes ; gestion de dossier patient) · Remplacement sur les périodes de congés du secrétariat de l’EPICEA · Saisie sur MELBA des commandes repas 3 / Fonction Communication / Formation · Assure l’accueil des patients, de leurs familles et de tout visiteur et les oriente · Participation aux réunions de service et/ou institutionnelles · Participe à la formation, à l’encadrement des stagiaires et à leur évaluation dans son domaine de compétences · Doit actualiser et perfectionner ses connaissances professionnelles 4 / Démarche qualité · Participe à la démarche qualité de l’établissement et s’assure de l’application des protocoles, procédures et fiches techniques · Collabore à la gestion des risques · Doit assister à toute formation en matière de sécurité incendie VOTRE CONTRAT DE TRAVAIL Type d’emploi : CDD temps plein de 3 semaines minimum à compter du 30/11/2026 avec possibilité de prolongation Travail du Lundi au Vendredi de 08 h 30 à 16 h 18 Statut : Non cadre Salaire : Rémunération mensuelle brute : 2.259 € selon Convention collective nationale 31/10/1951 (primes SEGUR, GUERINI et urgence incluses) + reprise de votre ancienneté à 100% + prime annuelle (si présence le 31/12/2026) Avantages · Mutuelle (gratuité pour les enfants âgés de moins de 28 ans) · Compte épargne temps · RTT · Prévoyance · Epargne retraite · Restauration d’entreprise · Comité Social et Economique (bons cadeaux, chèques vacances, participation financière pour les activités sportives de toute la famille, …) VOTRE PROFIL Diplôme de secrétaire médical avec une première expérience souhaitée dans le secrétariat médical Bonne pratique de l’outil informatique, dextérité de frappe notamment Compétences professionnelles : Utiliser les outils informatiques liés au poste S’organiser dans son poste (anticiper, prioriser, respecter les délais) Connaître et respecter les règles d’hygiène et de sécurité Respecter la confidentialité et le secret professionnel Compétences transverses : Faire preuve de motivation Respect des consignes de l’encadrement Etre force de proposition Disposer d’un esprit d’équipe Savoir communiquer, échanger et partager ses expériences professionnelles Avoir le sens des responsabilités Faire preuve d’esprit d’analyse et de synthèse Se maîtriser Savoir se remettre en cause